Aktualisiert am 13. Mai 2025

Einführung in die Kreditkartenbuchhaltung

Bei der Abwicklung von Kreditkartengeschäften gibt es aus buchhalterischer Sicht zahlreiche Herausforderungen:

Die Zahlungen des Kreditkartenproviders auf Ihr Bankkonto erfolgen erst mehrere Tage nach Erbringung Ihrer Leistung.
Die Zahlungen des Kreditkartenproviders erfolgen meinst als Sammeltransaktion. Die direkte Zuweisung der Zahlung zu den einzelnen Aufträgen / Rechnungen ist nicht ohne weiteres möglich.
Die Zahlungen des Kreditkartenproviders erfolgen unter Abzug seiner Kommission. Diese Kommission ist meist nicht ein fixer Prozentsatz eines einzelnen Auftrages.
Nicht der Nettobetrag der Providerzahlung, sondern der Gesamtbetrag eines Kundenauftrages ist massgebend für die Berechnung der MWST.
Rechnungen, welche mit Kreditkarten beglichen werden, müssen auf den Namen des Kunden (und nicht des Kreditkartenproviders) ausgestellt werden. Die aus einer Leistung entstehende Verbindlichkeit des Kunden wird bei Zahlung per Kreditkarte an den Kreditkartenprovider abgetreten. Er wird somit Schuldner Ihrer Forderung.
Kreditkarteninhaber haben die Möglichkeit, getätigte Zahlungen stornieren zu lassen. Daraus entstehende Belastungen werden vom Kreditkartenprovider bei seinen Überweisungen abgezogen oder direkt dem Bankkonto belastet.

Daraus ergeben sich folgende Konsequenzen:

Zum Zeitpunkt der Kreditkartenzahlung darf noch keine Debitoren Zahlung gebucht werden.
Rechnungen für Kreditkartengeschäfte müssen unter Verwendung eines gesonderten Debitorenkontos (Forderungen gegenüber Provider X) pro Kreditkartenprovider und Währung ausgestellt werden.
Die Sammelzahlung des Kreditkartenproviders muss in Zahlungen pro Rechnung aufgeteilt werden.
Die Kommission des Providers muss beim Ausgleich der betr. Rechnung als Erlösminderung mit 0% Vorsteuer gebucht werden.

1. Sammelzahlung des Kreditkartenproviders aufteilen

Kreditkartenprovider führen ihr eigenes Journal, in welchem die einzelnen Kreditkartenzahlungen zusammen mit einer Transaktions-ID verwaltet werden. Alternativ können Sie dem Provider auch eine eigene, eindeutige Bestellnummer oder Transaktions-ID nennen, welche dieser danach zur Identifikation der Transaktion verwendet. Diese ID dient dazu, jedes Kreditkartengeschäft in Winoffice Prime zu identifizieren.

Bitten Sie Ihren Provider um ein tägliches Journal, welches neben dem Transaktionsbetrag auch die Transaktions-ID enthält.
Übertragen Sie die Transaktions-ID in die entsprechenden Rechnungen (z.B. in das Feld Referenz)
Bitten Sie Ihren Provider um ein Protokoll bei jeder Überweisung auf Ihr Bankkonto. Das Protokoll muss die Transaktions-ID, den Bruttobetrag des Kreditkartengeschäftes, die belastete Kommission sowie den Gutschriftsbetrag enthalten. Das Total aller Einträge im Protokoll muss mit dem Total der Überweisung übereinstimmen.
Identifizieren Sie die Rechnungen anhand der Transaktions-ID im Protokoll und erstellen Sie pro Rechnung eine Zahlung in Höhe des Gutschriftsbetrages

Hinweis Die hier beschriebene, manuelle Abwicklung ist für eine kleine Anzahl von Kreditkartengeschäften geeignet. Die Abwicklung vieler Kreditkartenbestellungen erfordert hingegen die Automatisierung dieser Schritte. Diese Automatisierung kann das automatische Übertragen der Transaktions-ID in die Rechnungen sowie die automatische Aufteilung der Sammelzahlungen umfassen und muss von Fall zu Fall (angepasst an den Kreditkartenprovider sowie an die Vorgänge bei der Abwicklung von Kreditkartengeschäften) im Rahmen einer Customization realisiert werden.

2. Ausgleich von Rechnungen aus Kreditkartengeschäften

Sobald die Sammelzahlung des Providers auf die einzelnen Zahlungen aufgeteilt ist, bleiben noch die folgenden Schritte:

Ausgleich der Rechnung und der zugehörigen Zahlung mit Erlösminderung (Die Kommission des Providers, die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag, muss als Erlösminderung mit einer Buchungsart unter Verwendung eines Steuercodes mit 0% Umsatzsteuer gebucht werden).
Erfassen einer Gutschrift pro beanstandeter Kreditkartenbelastung aus der betroffenen Rechnung und Ausgleich der Rechnung mit der Gutschrift
Abstimmung des Gesamtbetrages der Sammelzahlung mit den Beträgen aller Einzelzahlungen und Gutschriften.

Hinweis Die hier beschriebene, manuelle Abwicklung ist für eine kleine Anzahl von Kreditkartengeschäften geeignet. Die Abwicklung vieler Kreditkartenbestellungen erfordert hingegen die Automatisierung dieser Schritte. Diese Automatisierung kann das Erstellen von Gutschriften für beanstandete Transaktionen, das Abstimmen von Zahlungen, Gutschriften und Sammelzahlung sowie das automatische Ausgleichen der Rechnungen inkl. Buchen der Erlösminderung umfassen. Diese Automatisierung muss von Fall zu Fall (angepasst an den Kreditkartenprovider sowie an die Vorgänge bei der Abwicklung von Kreditkartengeschäften) im Rahmen einer Customization realisiert werden.