Aktualisiert am 13. Mai 2025

Dienstleistung

Eine Dienstleistung beschreibt ein eindeutig identifiziertes, immaterielles Gut (z.B. Patent, Nutzungsrecht, Marke, Gebühr, Abgabe, etc.) oder eine Arbeitsleistung. Dienstleistungen (auch Leistungsarten genannt) werden in Winoffice Prime als Artikelobjekte ohne Umschlagsmöglichkeit (kein Lager, keine Warenbewegungen, dafür mit Bezug zu Teams und Mitarbeitern) verwaltet.

Hinweis Dienstleistungen werden in Winoffice Prime Eingabemasken und Auswertungen allgemein als Artikel klassiert. Auch die daraus abgeleiteten Feldbezeichnungen wie Artikel Nr., Artikelgruppe, Artikelklasse, usw. gelten sinngemäss jeweils auch für Dienstleistungen.

Dienstleistungen sind nicht nur für von Kunden bezahlte Personenstunden, sondern auch für das Protokollieren der innerbetrieblichen Projektarbeitszeiten und für das Führen der Arbeitszeitkontrolle einsetzbar.

Alle relevanten Attribute einer Dienstleistung werden beim Eintragen im Feld Artikel einer Leistung in diese übertragen. Über diese Relation werden die in einem Projekt geltenden Rabatte und Preise ermittelt sowie bei der Fakturierung von Leistungen die notwendigen Kontierungen und Steuercodes in die betreffenden Artikelzeilen übertragen.

Dienstleistungen werden üblicherweise innerhalb von Projekten erfasst. Sie können aber auch mit Hilfe der Schnellerfassung in der Ansicht Zeiterfassung übersichtlich eingesehen und effizient bearbeitet werden.

Hinweis - Präsenzzeitkontrolle - Elektronische Stempeluhr Das Führen der Arbeitszeitkontrolle mittels Leistungserfassung, das heisst mit Hilfe von Leistungseinträgen, ist nur dann ratsam, wenn diese Mitarbeiter ihre gesamte Arbeitszeit in Projekten oder Serviceaufträgen verbringen. Für alle anderen Fälle bietet Winoffice Prime eine elektronische Stempeluhr an, mit welcher die Arbeitszeitkontrolle anhand der Präsenzzeit geführt werden kann. Die Arbeitszeitkontrolle mittels Präsenzzeit kann pro Mitarbeiter gesteuert werden. Zum Aktivieren des Präsenzzeitmodus kann im Detail des betr. Mitarbeiters die Checkbox Präsenzzeiterfassung aktiviert werden. Nach Aktivieren der Präsenzzeiterfassung und dem Neustart des Winoffice Prime SmartClient wird ein zusätzlicher Button in den Universalaktionen des Desktop eingeblendet. Zur Erinnerung an das Einstempeln wird der Desktop mit einem Halbtransparent-Effekt dargestellt. Ein Klick auf den Button startet die Stempeluhr und der Desktop wird ohne Transparenz dargestellt. Mit einem weiteren Klick wird die Stempeluhr gestoppt (Ausstempeln). Mit jedem Stoppen des Timers wird ein Präsenzzeiteintrag erstellt, sofern zwischen ein- und ausstempeln mindestens 1 Minute liegen. Diese Einträge können in der Ansicht Präsenzzeit aller Mitarbeiter von einem Portaladministrator eingesehen und bei Bedarf korrigiert werden. Jeder Mitarbeiter mit aktiver Präsenzzeitkontrolle kann die eigene Arbeitszeit in der Ansicht Meine Präsenzzeit einsehen. Damit auch jene Mitarbeiter Ihre Präsenzzeit führen können, welche nicht mit dem Winoffice Prime SmartClient arbeiten, ist die Präsenzzeiterfassung auch in die kostenlose Variante von Prime Mobile für Smartphones oder Tabletts integriert. Für die Auswertung der Arbeitszeit für Mitarbeiter in Präsenzzeitmodus besteht ein Report Mitarbeiterinformation - Präsenzzeit.

Bitte beachten Sie

Ist die Präsenzzeiterfassung für einen Mitarbeiter aktiviert, so wird die Arbeitszeit dieses Mitarbeiters ausschliesslich aus seinen Präsenzzeiteinträgen (Ein-/Ausstempeln mittels elektronischer Stempeluhr) ermittelt. Leistungen in Projekten und Serviceaufträgen, welche dieser Mitarbeiter erfasst, werden in der Arbeitszeitkontrolle nicht als Arbeitszeit berücksichtigt.

Bitte beachten Sie

Ungeachtet dessen, auf welche Art die Arbeitszeitkontrolle erfolgt, müssen Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit, Militärdienst, etc.) stets in Form entsprechender Leistungseinträge erfasst werden.

Bitte beachten Sie

Nutzen Sie auf keinen Fall eine nicht mehr benötigte Dienstleistung als Grundlage für eine neue Dienstleistung. Jedes Objekt im Portal hat Relationen. Das Überschreiben einer bestehenden Dienstleistung mit den Daten einer neuen Dienstleistung würde die bereits vorhandenen Relationen an ein "neues" Objekt binden, welches eigentlich noch gar keine Relationen haben dürfte. Des Weiteren können die Inhalte von verbundenen Objekten sowie die Grundlagen von Statistikdaten durch das Überschreiben verfälscht werden. Nicht mehr benötigte Dienstleistungen sollten daher weder überschrieben noch gelöscht, sondern inaktiv gesetzt werden.

Die Symbolleiste

Hinweis Die Symbolleiste kann je nach Bearbeitungsstatus der Dienstleistung und je nach Berechtigung/Lizenzierung weitere Aktionen zur Auswahl stellen. Eine Beschreibung aller weiteren für Dienstleistungen anwendbaren Aktionen finden Sie im Kapitel Sortiment.

Speichern und schliessen - Speichert die zur Bearbeitung geöffnete Dienstleistung und schliesst das aktive Fenster. Die Aktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder des Dienstleistungsdetails einen gültigen Wert enthalten.

Speichern und neu - Speichert die zur Bearbeitung geöffnete Dienstleistung, schliesst das aktive Fenster, legt einen neuen Dienstleistungsdatensatz an und öffnet diesen zur Bearbeitung. Die Funktion ist nur ausführbar, wenn alle Pflichtfelder des geöffneten Dienstleistungsdetails einen gültigen Wert enthalten.

Speichern - Speichert die Dienstleistung. Das aktive Fenster bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet.

Kopieren - Öffnet den Assistenten zum Kopieren der markierten Dienstleistung. Weitere Informationen zu dieser Aktion finden Sie in der Beschreibung für die Ansicht Sortiment.

Datei anfügen - Fügt der Dienstleistung einen Dateianhang hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen die anzufügende Datei aus der verfügbaren Verzeichnisstruktur des PCs oder eines verbundenen Netzwerklaufwerkes ausgewählt und hochgeladen werden kann.

Hinweis - Produktbild für die Verwendung in Formularen und Shops Im Container Dokumente können auch Dateien mit Produktbildern und Produktdokumentationen verwaltet werden. Damit die Dateien von Winoffice Prime Produktbilder oder Dokumentationen identifiziert und verwendet werden können, müssen sie nach dem Upload entsprechend mit einem Verwendungszweck gekennzeichnet werden. Folgende Verwendungszwecke stehen zur Verfügung: Produktbild: Ein Bild, welches in Winoffice Prime Formularen (z.B. in Verkaufsdokumenten) verwendet werden soll. Produktdokumenation: Eine PDF Datei, welche Detailinformationen über eine bestimmte Dienstleistung enthält und welche bei Bedarf in bestimmten Fällen automatisch verwendet werden kann (z.B. beim Versand von Angeboten). Shop Hauptproduktbild: Ein Bild, welches in einem eShop als Hauptbild der Detailseite angezeigt werden soll. Shop Produktbild: Ein zusätzliches Bild, welches neben dem Hauptproduktbild im eShop verwendet werden soll. Es können auch mehrere Shop Produktbilder auf diese Weise verwaltet werden. Shop Produktdokumentation: Eine PDF Datei, welche Zusatzinformationen enthält, welche neben der Dienstleistungsbeschreibung in einem eShop auf der Detailseite zum Download bereitgestellt werden soll. Die Zuweisung eines Verwendungszwecks erfolgt durch Rechtsklick auf den betreffenden Dateianhang und die Auswahl der Aktion Verwendung. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit der Auswahl der oben beschriebenen Verwendungszwecke. Nach Auswahl eines Verwendungszwecks kann dieser als Spalte in der Tabelle angezeigt werden.

Dokument linken - Fügt der Dienstleistung einen Dokumentverweis hinzu. Nach Ausführen der Aktion wird ein Dialog angezeigt, mit Hilfe dessen das Dokument ausgewählt werden kann. Ein Dokumentverweis zeigt stets auf ein Dokument in der Winoffice Prime Dokumentablage, ist selbst aber keine Datei. Dadurch können Dokumenteinträge im Dokumenteregister von Objekten erstellt werden, ohne dafür Kopien der betreffenden Dokumente anlegen zu müssen.

Hinweis Wird das Dokument, auf welches der Verweis zeigt, bearbeitet, so steht die aktuellste Version des Dokuments automatisch über alle Verweise im Zugriff.

Hinweis Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Dokument scannen - Startet den Scanvorgang eines Dokuments und fügt das gescannte Dokument der Dienstleistung als Dateianhang hinzu. Für das Scannen wird das in der Scannerzuordnung eingerichtete Gerät verwendet.

Hinweis Diese Aktion ist nur dann aktiv, wenn das Modul Document Management lizenziert und der Benutzer berechtigt ist, mit diesem Modul zu arbeiten.

Übersetzungen - Öffnet das Fenster des Übersetzungsassistenten. Dieser dient dazu, die Bezeichnung sowie die Beschreibung für Verkaufs- und Einkaufsdokumente in allen verwendeten Sprachen zu verwalten. Das untenstehende Bild zeigt die Übersetzungen für einen Artikel. Die Übersetzungen für Dienstleistungen erfolgt in einem gleichartigen Fenster.

Hinweis Die für die Ausgabe von Verkaufs- und Einkaufsdokumenten verwendete Sprache wird ausschliesslich aus der Korrespondenzsprache der jeweiligen Dokumentadresse, bzw. deren Kontaktperson ermittelt. Dies unabhängig davon, ob für die betreffende Sprache auch eine übersetzte Bezeichnung/Beschreibung vorhanden ist und unabhängig davon, in welcher Sprache der Benutzer das System nutzt.

Bitte beachten Sie

In Winoffice Prime Eingabemasken wird die Beschreibung und Bezeichnung stets in jener Sprache angezeigt und bearbeitet, in welcher der aktive Benutzer die Software nutzt (Jene Systemsprache, welche der Anwender für sich in den Benutzereinstellungen eingerichtet hat).

Ein Beispiel soll die Verwendung dieser Texte verdeutlichen:

Benutzer Alfred nutzt Winoffice Prime in Deutscher Sprache
Benutzer Bob nutzt Winoffice Prime in Englischer Sprache
Dem Kunden Haustechnik AG ist im Register Klassifizierung der Adressdetails die Korrespondenzsprache Französisch zugewiesen.
Es wird der Artikel Faltbarer Campingtisch mit einer existierenden Übersetzung in Deutsch und Englisch verwendet (s. Abbildung oben)

Werden die Artikeldetails von Alfred geöffnet und bearbeitet, so werden ihm die Deutsche Bezeichnung und Beschreibung in den dafür vorgesehenen Feldern angezeigt.

Für Bob sind in den gleichen Feldern die Texte in Englisch sichtbar. Beide Benutzer bearbeiten die Texte in ihrer jeweiligen Sprache und speichern diese in den dafür vorgesehenen, sprachabhängigen Feldern des Übersetzungsassistenten.

Wenn nun Alfred oder Bob der Haustechnik AG ein Angebot für den Faltbaren Campingtisch stellen, so werden sie feststellen, dass die Felder Bezeichnung und Beschreibung der Artikelzeile im Angebot leer bleiben. Grund dafür ist, dass für die Korrespondenzsprache Französisch des Kunden noch keine Übersetzung dieser Feldinhalte existiert.

Allgemein

Eigenschaft	Beschreibung
Artikel N°	Die Artikelnummer kann frei vergeben werden und muss definiert sein, bevor eine Dienstleistung zum ersten Mal gespeichert werden kann. Die Artikelnummer kann bei Bedarf nachträglich geändert werden.
Aktiv	Beim Erfassen einer neuen Dienstleistung ist die Checkbox Aktiv automatisch aktiviert. Wird die Dienstleistung nicht mehr benötigt, so kann sie durch Entfernen des Hakens deaktiviert werden. Inaktive Dienstleistungen werden in der Ansicht Sortiment in hellgrauer Schrift dargestellt. In Auswahllisten werden inaktive Dienstleistungen nicht zur Auswahl gestellt.
Bezeichnung	Dies ist ein Pflichtfeld, in welchem die Bezeichung der Dienstleistung eingetragen wird. Diese Information wird für die Kurzbeschreibung der Dienstleistung in Listen sowie in Verkaufs- und Einkaufsdokumentzeilen verwendet.
Haupt- / Artikelgruppe	Diese Felder dienen der Klassierung der Dienstleistung. Die hier zur Auswahl stehenden Werte können in den Stammdaten verwaltet werden. Die Hauptgruppe selbst kann nicht aktiv ausgewählt werden, sondern wird durch die Wahl der Artikelgruppe bestimmt.
Einheit	Aus dem Combobox Feld Einheit kann die Einkaufs-/Verkaufseinheit für die Dienstleistung ausgewählt werden. Die zur Auswahl stehenden Einheiten werden in den Stammdaten verwaltet. Hinweis Nach dem erstmaligen Speichern der Dienstleistung kann die Einheit mit Hilfe der Aktion Einheit ändern nur geändert werden, so lange dafür keine Einträge in Einkaufs- oder Verkaufsdokumenten existieren.
Beschreibung	Im grossen Textfeld rechts neben den bereits beschriebenen Feldern kann die Beschreibung der Dienstleistung bearbeitet werden. Der Text kann mit Hilfe des integrierten Texteditors gestaltet werden. Dazu sind verschiedene Formatierungen verfügbar, welche über das Kontextmenu (Rechtsklick) zugänglich sind. Bitte beachten Sie Damit bestimmte Textformatierungen auch auf gedruckten Formularen (z.B. auf Verkaufsdokumenten) ausgegeben werden können, müssen sie in den Formularvorlagen ggf. erst aktiviert/angepasst werden.
Verkauf	Diese Checkbox bestimmt, ob eine Dienstleistung in Artikelzeilen von Verkaufsdokumenten verwendet werden kann. Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox wird auch das Register Verkaufskonditionen ein- oder ausgeblendet und die Dienstleistung so für die Verwaltung der verkaufsrelevanten Eigenschaften aktiviert/deaktiviert.
Einkauf	Diese Checkbox bestimmt, ob eine Dienstleistung in Artikelzeilen von Einkaufsdokumenten (zum Beispiel in Bestellungen) verwendet werden kann. Durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkbox wird auch das Register Einkaufskonditionen ein- oder ausgeblendet und die Dienstleistung so für die Verwaltung der einkaufsrelevanten Eigenschaften aktiviert/deaktiviert.
	Bitte beachten Sie Änderungen dieser zwei Checkboxes werden sofort nach dem Speichern des Artikels aktiv. Verkaufs- oder Einkaufsdokumente, welche mit den zuvor geltenden Einstellungen erstellt wurden, sind davon jedoch nicht betroffen. Dies auch dann, wenn diese Dokumente aus einem anderen Dokument überführt oder kopiert werden

Team- und Mitarbeiterrelationen

Im diesem Register werden jene Mitarbeiter und Team Mitglieder eingetragen, welche die Dienstleistung in von ihnen erfassten Leistungen verwenden dürfen. Wird ein Team in die Tabelle eingetragen, so erhalten alle Mitglieder dieses Teams die Berechtigung. Bei Eintrag eines einzelnen Mitarbeiters gilt diese entsprechend nur für diesen.

Daneben erlaubt es ein Eintrag in der Tabelle auch, Spezialpreise für den Mitarbeiter/die Mitglieder dieses Teams festzulegen. Diese Spezialpreise werden bei Verwendung der Dienstleistung durch den Mitarbeiter/ein Mitglied des Teams immer dann in das Feld Preis einer Leistung eingetragen, wenn eine Preisfindung stattfindet. Dies ungeachtet dessen, welcher Preis im Container Verkaufskonditionen der Dienstleistung eingetragen ist.

Hinweis Der hier verwaltete Preis gilt in Firmenwährung und wird, falls nötig , anhand des aus der betreffenden Währung ermittelten aktuellen Kurses in die Projekt- oder Verkaufsdokument-Währung konvertiert.

Weitere Container

Klassifizierung: Es gelten die Erklärungen für das Objekt Artikel in gleicher Weise

Verkaufskonditionen: Es gelten die Erklärungen für das Objekt Artikel in gleicher Weise

Einkaufskonditionen: Es gelten die Erklärungen für das Objekt Artikel in gleicher Weise

Finanzen: Es gelten die Erklärungen für das Objekt Artikel in gleicher Weise

Verknüpfte Artikel: Es gelten die Erklärungen für das Objekt Artikel in gleicher Weise

Shops: Es gelten die Erklärungen für das Objekt Artikel in gleicher Weise

Container Kennungen

Container Weitere Relationen

Container Bemerkungen

Container Sicherheit

Container Aktivitäten

Container Dokumente

Container Kundendienst