Organizer

Business Prozess

Prozessmodul

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Organizer

Der Organizer unterstützt jeden Anwender bei der Organisation seiner täglichen Arbeit.

Er enthält alle Module, Ansichten und Aktionen für die effiziente Arbeit mit Emails, Terminen, Aufgaben und Dokumenten.

Zudem verfügt der Organizer über den direkten Zugang zur Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung.

Meine Email - Bearbeitung und Verwaltung persönlicher Emails

Dieses Prozessmodul ersetzt eine separate Email Anwendung. All Ihre Emails werden direkt in Winoffice Prime empfangen und aus Winoffice Prime versandt. Die Email Funktionalität von Winoffice Prime umfasst auch:

• Das automatische und sprachabhängige Einsetzen der Anrede sowie der Signatur
• Einen konfigurierbaren Spamfilter
• Einen Assistenten für das automatische Antworten auf eingehende Emails in Abwesenheit
• Die Möglichkeit zur regelbasierten Verarbeitung eingehender Emails
• Das zeitverzögerte Versenden von Emails

Posteingang

Entwürfe

Postausgang

Gesendete

Spam

Emailsuche

Aktivitätensuche

Team Email - Bearbeitung und Verwaltung von Emails in vom Team geteilten Postfächern

Das Team Email Modul erlaubt das Führen von Email Postfächern, welche von mehreren Personen eines Teams verwaltet werden. Nur Teammitglieder können den Posteingang bearbeiten und Emails im Namen des Teams versenden. Für die übrigen Anwender sind diese Postfächer und die darin enthaltenen Emails nicht sichtbar.

Beliebte Anwendungsfälle für Team Postfächer sind der Verkauf/das Marketing, der Kundendienst oder die Buchhaltung (für den Empfang von elektronischen Rechnungen).

Identisch mit Meine Email

Kalender - Verwalten persönlicher Termine sowie von Terminen anderer Winoffice Prime Anwendern des selben Portals

Der Kalender erlaubt die Planung von persönlichen einmaligen und wiederkehrenden Terminen sowie Abwesenheiten. Termine anderer Anwender können gesondert oder gemeinsam mit den eigenen Terminen angezeigt werden. 

Arbeitszeiten und Feiertage werden personenspezifisch je nach Standort angezeigt. Hierbei werden auch Termine von Anwendern in verschiedenen Zeitzonen korrekt dargestellt.

Die Planung von Resourcen (z.B. Fahrzeuge, Gemeinschaftsräume, Geräte, etc.) sowie die Koordination von Terminen mit internen und externen Teilnehmern runden die Funktionen des Kalenders ab.

Kalender

Kalendersuche

Aktivitätensuche

Aufgaben - Verwalten von eigenen und delegierten Aufgaben

Hier können eigene sowie für andere Anwender erstellte (delegierte) Aufgaben verwaltet werden. Je nach Anwendungsfall stehen dafür eine Kanban Ansicht oder verschiedene Listenansichten zur Verfügung.

Meine Aufgaben

Aufgaben Kanban

Delegierte Aufgaben

Aufgabensuche

Aktivitätensuche

Kontakte - Verwalten von Firmen und Privatadressen sowie von Kontaktpersonen

In Winoffice Prime werden sämtliche Adressen, ungeachtet dessen, ob es sich dabei um Interessenten, Kunden, Lieferanten oder andere Arten handelt, in einer zentralen Tabelle verwaltet. Adressen können sowohl als Firmen- als auch als Privatadresse geführt werden. Firmenadressen können, im Gegensatz zu den Privatadressen, beliebige Kontakte (Kontaktpersonen mit einer Verbindung zur Firmenadresse - z.B. Mitarbeiter) enthalten. 

Das einzigartige Konzept der Relationen erlaubt es, sämtliche mit einer Adresse oder einem Kontakt in Beziehung stehenden Objekte (z.B. Emails, Termine, Projekte, Serviceaufträge, Dokumente, etc.) einzusehen.

Adressen

Kontakte

Persönliche Kontakte

Dokumente - Erstellen, scannen, ablegen, organisieren und teilen von Dokumenten

Das Dokumentenmanagement erlaubt die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von vorlagenbasierten Dokumenten. Mit Hilfe der Scanschnittstelle können Dokumente direkt in Winoffice Prime gescannt werden.

Die Ablage erfolgt mit Hilfe von Kennungen in einer gewohnten Ordnerstruktur. Der Zugriff auf jedes Dokument kann lesend oder bearbeitend auf Ebene eines Mitarbeiters oder Teams festgelegt werden. 

Die Versionierung erlaubt den Zugriff und die Wiederherstellung früherer Versionen eines Dokuments. Zudem können Dokumente für den Zugriff durch externe Partner mit Hilfe eines Weblinks geteilt werden. 

Dokumente

Dokumentexplorer

Dokumenteneingang

Vorlagen

Ausgecheckt

Leistungen & Spesen

Dieses Prozessmodul enthält die Ansichten und Funktionen für die Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Arbeitszeiten, Projektleistungen und Spesen.

Zeiterfassung

Leistungen

Spesen