Aktualisiert am 21. März 2025

ZUGFeRD Dokumentimport

Das hier beschriebene Verfahren ermöglicht das Erfassen von Kreditorenrechnungen in einem Bruchteil der Zeit, welche für die manuelle Erfassung benötigt wird und mit einer gegenüber dieser drastisch reduzierten Fehlerquote. Unsere Empfehlung lautet somit klar: Fordern Sie Ihre Lieferanten dazu auf, Rechnungen im ZUGFeRD Format zu stellen und Ihnen per Email zuzustellen.

Hinweis Weitere Informationen zu den verschiedenen in Winoffice Prime unterstützten Erfassungswegen für Kreditorenrechnungen finden Sie auf der dafür verfügbaren Übersichtsseite.

Import starten

ZUGFeRD Rechnungen sind nach einem international standardisierten Verfahren erstellte eRechnungen, welche bestehen aus:

einer für den Menschen visuellen Darstellung der Rechnung
aus maschinenlesbaren, strukturierten Daten

Beide Teile der ZUGFeRD Rechnung sind in eine Datei im PDF Format "verpackt", so dass sie jederzeit universell und mühelos geöffnet, gelesen, gedruckt sowie archviert werden kann.

Hinweis Winoffice Prime unterstützt neben dem automatisiereten Import von eRechnungen im ZUGFeRD Format auch deren Erstellung und Versand. Bei Einsatz des Winoffice Prime Signaturkonnektors können die ZUGFeRD Rechnungen zudem digital signiert werden, so dass sie die Bestimmungen der GeBüV (Schweizer Geschäftsbücherverordnung) einhalten.

Wird eine ZUGFeRD Rechnung in Form eines Dateianhanges per Email empfangen, so öffnet ein Rechtsklick auf den Anhang das Kontextmenü, welches auch die Aktion eRechnung importieren enthält. Beim Ausführen dieser Aktion wird die ZUGFeRD Rechnung automatisch gelesen und im ZUGFeRD Importassistenten angezeigt.

Rechnungsprüfung

Der ZUGFeRD Importassistent besteht aus drei Teilen:

Einer Tabelle mit der Darstellung der Rechnungskopfdaten (oben links)
Einem Bereich für die Anzeige des PDF Dokumentes (oben rechts)
Einer Tabelle mit der Darstellung der Rechnungszeilen (unten)

Kopfdaten

Die Spalte Gelesene Werte zeigt die aus dem ZUGFeRD PDF entnommenen Informationen. Die Spalte Werte für Kreditorenrechnung enthält jene Daten, welche in die zu erstellende Kreditorenrechnung geschrieben werden.

Der Wert in der Spalte Werte für Kreditorenrechnung kann in den ersten vier Zeilen mit einem Rechtsklick und der Auswahl eines anderen Wertes geändert werden.

Hinweis Beim Wert im Feld Adresse handelt es sich um den aus dem ZUGFeRD gelesenen Text (Spalte Gelesene Werte) sowie um die Relation zu einer im Winoffice Prime Portal geführten Adresse (Spalte Werte für Kreditorenrechnung). Diese Relation wird nicht aus dem gelesenen Wert, sondern aus dem Absender der Email ermittelt, aus welcher der ZUGFeRD Import erfolgt. Prüfen Sie also, ob für den Rechnungssteller im Portal ein Adressdatensatz existiert und ob in diesem die Emailadresse eingetragen ist, von welcher ZUGFeRD Rechnungen des betr. Lieferanten empfangen werden, falls bein öffnen des ZUGFeRD Importassistenten in der Spalte Werte für Kreditorenrechnung keine Adresse eingetragen ist.

Bei den restlichen Zeilen der Rechnungskopfdaten handelt es sich um Informationen, welche ausschliesslich aus dem ZUGFeRD PDF gelesen und nicht geändert werden können.

Rechnungszeilen

Für den Import von Rechnungszeilen werden zwei Szenarien unterstützt:

Szenario 1: In der Adresse des Rechnungsstellers ist ein Kreditoren Standardartikel hinterlegt. Ist dies der Fall, so werden die Detailpositionen der ZUGFeRD Rechnung ignoriert und in der Tabelle wird einzig eine Zeile mit dem Kreditoren Standardartikel angezeigt.

Szenario 2: Es ist kein Kreditoren Standardartikel hinterlegt. In diesem Fall werden die Detailpositionen der ZUGFeRD Rechnung gelesen und in der Tabelle wiedergegeben. Die Zuweisung der Positionen zu den in Winoffice Prime verwalteten Artikeln erfolgt über die Artikelnummer.

Ist ein Artikel bzw. eine Variante oder eine Lieferantenrelation mit der gelesenen Artikelnummer vorhanden, so wird die Position der zu erstellenden Kreditorenrechnung mit den Kontierungsangaben dieses Artikels erstellt.

Hinweis Für den Fall, dass eine unbekannte Artikelnummer gelesen wird, kann mit einem Rechtsklick auf die betr. Zeile ein Artikel oder eine Variante zugewiesen werden. Falls noch nicht vorhanden, legt Winoffice Prime mit den gelesenen Daten gleichzeitig auch eine Lieferantenrelation an, was die zukünftig automatische Erkennung sicherstellt.

Nach Prüfung und allfälligen Anreicherung der Rechnungsdaten genügt ein Klick auf Erstelle Rechnung..., um die Kreditorenrechnung mitsamt allen Kopf- und Positionsdaten sowie dem PDF Dokument zu erstellen.