Aktualisiert am 21. März 2025

Übersicht Kreditorenerfassung

Winoffice Prime ist darauf ausgerichtet, die Erfassung von Lieferantenrechnungen nach Möglichkeit zu automatisieren. Der Rechnungsempfang kann erfolgen

In Papierform per Post
Per Download einer ZUGFeRD oder PDF Rechnung ab einem Webportal des Lieferanten
In Form einer Email mit einer ZUGFeRD oder PDF Rechnung im Dateianhang
Aus dem Überführen einer erstattungsfähigen Spesenabrechnung

Hinweis Der Empfang in Papierform ist nicht mehr zeitgemäss und besitzt Nachteile bei der Verarbeitung und Aufbewahrung sowohl für den Lieferanten als auch für Sie als Rechnungsempfänger. Unser Whitepaper zum Thema der Digitalisierung Ihrer Geschäftsbücher enthält weitere Informationen und wertvolle Vorgehensanweisungen. Das Whitepaper kann kostenlos bei unserem Kundendienst angefordert werden.

1. Kreditorenrechnung anlegen und PDF einfügen

Bei Empfang als Papierrechnung oder per Download wird in einem ersten Schritt in Winoffice Prime manuell eine neue Kreditorenrechnung angelegt. Mit Hilfe der Aktionen Dokument scannen bzw. Datei anfügen kann die Papierrechnung je nach Fall direkt in die Kreditorenrechnung gescannt oder die heruntergeladene Datei angefügt werden.

Bitte beachten Sie

Lieferantenrechnungen müssen in das PDF Format gescannt werden, damit ihre Vorschau in den Details einer Winoffice Prime Kreditorenrechnung angezeigt werden kann.

Wird die Lieferantenrechnung per Email empfangen, reicht es, auf dem Dateianhang die Aktion eRechnung importieren auszuführen. Dies öffnet eine neue Kreditorenrechnung und fügt ihr die PDF Rechnung automatisch an.

Hinweis Wurde die via Email empfangene eRechnung durch den Lieferanten im ZUGFeRD Format erstellt, so öffnet sich beim Ausführen der Aktion eRechnung importieren erst der Assistent zum ZUGFeRD Import.

2. QR Zahlteil lesen / Zahlungsweg wählen und Rechnung kontieren

Winoffice Prime unterstützt folgende elektronische Zahlungswege:

QR - Seit dem 1. Oktober 2022 ist für in der Schweiz ansässige Firmen bei der Fakturierung der QR Zahlteil Pflicht.
SEPA - Für Zahlungen in Euro unter Verwendung einer IBAN und BIC an Empfänger, deren Konto bei einer Bank innerhalb des einheitlichen Euro Zahlungsverkehrsraumes geführt wird. Bei Zahlungen mittels SEPA Zahlungsweg fallen in der Regel tiefere Gebühren an, als bei Zahlungen unter Verwendung des Zahlungsweges IBAN.
IBAN - Für Zahlungen in verschiedenen Währungen unter Verwendung einer IBAN und BIC an Empfänger, deren Kontonummer als IBAN geführt wird. Mit Stand per 2020 waren Zahlungen an Bankkonten in 77 Ländern und Territorien möglich.
Ausland - Für Zahlungen, welche auf keinem der ersten drei hier erwähnten Wege möglich sind. Diese Zahlungen können entweder über das SWIFT System unter Verwendung einer Kontonummer mit BIC oder auch mittels Angabe der Kontonummer und Bankadresse erfolgen.

Hinweis Ist eine Lieferantenrechnung mit Schweizer QR Zahlteil ausgestellt, so kann der Ihnalt des QR Codes mit Hilfe einer Aktion gelesen und die daraus ermittelten Werte (z.B. die Lieferantenadresse, die Referenznummer und der Betrag) können automatisch in die dafür vorgesehenen Felder der Kreditorenrechnung übernommen werden.

Bitte beachten Sie

Aufgrund dessen, dass Winoffice Prime über eine integrierte Funktion zum Lesen der Informationen aus dem QR Zahlteil verfügt, wird kein externer Belegleser benötigt. Demzufolge werden von Winoffice Prime keine QR Lesegeräte unterstützt.

Wird die Lieferantenrechnung eines ausländischen Lieferanten verarbeitet, so kann die Erfassung durch die Hinterlegung des Standardzahlungsweges für den Lieferanten erleichtert werden. Gleiches gilt für die Standardkontierung, welche pro Lieferant in dessen Adressdetail im Register Kreditorendaten hinterlegt werden kann.

3. Prüfung und Freigabe

Winoffice Prime unterstützt die Freigabe von Kreditoren nach dem Vier-Augen-Prinzip. Nach der Erfassung kann die Kreditorenrechnung in die Ansicht Rechnungsprüfung gelegt, dort von einer verantwortlichen Person geprüft und, bei einer Fehlerfassung, zur Korrektur zurück in die Erfassung gegeben oder für die Zahlung freigegeben werden. Letzeres verschiebt die Kreditorenrechnung in die Offenen Kreditoren.